Privacyreglement Stichting Scherp in Beeld

Per 25 mei 2018 treedt een nieuwe Europese regelgeving in werking voor privacy-zaken: ”de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)”. Uitgangspunt van de AVG is dat persoonsgegevens met zorg behandeld dienen te worden en geheim dienen te blijven.

Ook de Stichting Scherp in Beeld moet hieraan voldoen.

Dit privacyreglement geeft aan hoe we hier invulling aan geven, welke gegevens we bewaren, hoe we deze gegevens gebruiken en wie daarmee mogen omgaan.

 

Met welk doel worden persoonsgegevens in een bestand bewaard?

De Stichting Scherp in Beeld heeft als doel: het beheren en publiceren van historisch beeld- en geluidmateriaal. Het materiaal wordt gepubliceerd op de website scherpinbeeld.nl. Bezoekers van de website kunnen commentaren schrijven bij het materiaal op de website. Om te zorgen dat de kwaliteit van deze reacties zo hoog mogelijk is en bovendien de omgangsvormen gerespecteerd worden, zijn anonieme bijdragen niet mogelijk.

De volgende gegevens worden gevraagd bij de registratie (met een * gemerkte gegevens zijn verplicht)

Voornaam

Tussenvoegsel

Achternaam 

Adres

Postcode

Plaats

E-mail: (uw e-mail adres is tevens uw gebruikersnaam)*

Maak e-mail inzichtelijk voor andere donateurs: Ja/ Nee

Bij de registratie kan men zelf een wachtwoord aanmaken. Om bij te dragen aan de instandhouding van onze stichting is het mogelijk om donateur te worden.

Van donateurs worden dezelfde gegevens geregistreerd als hierboven. De donateurs kunnen een nieuwsbrief per e-mail ontvangen. Hun e-mailadres wordt ook gebruikt voor de verzoeken om hun bijdrage over te maken naar de bankrekening van de stichting. Ook vragen wij aan donateurs om een SEPA-machtiging voor automatische incasso af te geven (niet verplicht). In dat geval worden naam, adres, woonplaats en IBAN en het nummer van de machtiging op een SEPA-machtingsformulier bewaard door de penningmeester.

De stichting is geen eigenaar van het historisch beeld- en geluidmateriaal dat gepubliceerd wordt. Om deze reden worden ook de contactgegevens van de inzenders van het materiaal bewaard. Dit betreft naam, e-mailadres en/of het woonadres en/of telefoonnummer. Op de website wordt bij de publicatie van beeld- en geluidmateriaal vermeld uit wiens collectie dit afkomstig is. Op verzoek wordt de naam niet gepubliceerd.

 

Wie is verantwoordelijk voor de bescherming van de persoonsgegevens? 

Binnen de stichting is het bestuur verantwoordelijk voor de bescherming van de persoonsgegevens. Er is geen aparte functionaris voor de gegevensbescherming binnen de stichting.

 

Worden er bijzondere persoonsgegevens bewaard?

Er worden geen bijzondere persoonsgegevens in de administratie van de stichting bewaard, zoals godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele geaardheid, lidmaatschap van een vakvereniging of politieke partij, strafrechtelijke persoonsgegevens.

 

Hoe worden de personen geïnformeerd over welke persoonsgegevens worden bewaard?

Op de website scherpinbeeld.nl staat welke persoonsgegevens worden bewaard. De donateurs die een machtiging voor automatische incasso afgeven, behouden een kopie voor eigen gebruik.

 

Wat is er geregeld voor personen om hun eigen persoonsgegevens in te zien?

Personen die zich geregistreerd hebben op de website, kunnen daar met hun gebruikersnaam en wachtwoord inloggen om hun persoonsgegevens in te zien. De bankgegevens van de donateurs zijn daar niet te vinden. In het kader van de privacy zullen wij geen persoonlijke informatie verstrekken aan derden. Voor vragen kan contact worden opgenomen met de secretaris. De contactgegevens van de stichting staan op de website scherpinbeeld.nl.

 

Hoe worden de persoonsgegevens bewaard?

De gegevens worden bewaard op de server. Deze is voor derden beschermd met een wachtwoord. De machtigingen voor automatische incasso worden op papier bewaard door de penningmeester, om op verzoek aan de bank te kunnen tonen. Ook bankrekeningafschriften worden op papier bewaard.

 

Zijn er kopieën of wordt er een back-up van het gegevensbestand gemaakt?

Er wordt een back-up gemaakt door de stichting Scherp in Beeld. Deze wordt bewaard op een computer.

 

Welke maatregelen heeft de Stichting Scherp in Beeld genomen om te voorkomen dat anderen onbedoeld persoonsgegevens kunnen inzien?

egevens worden beschermd met een wachtwoord.

 

Wie binnen de organisatie hebben toegang tot de bestanden met de persoonsgegevens?

Het bestuur beheert de algemene persoonsgegevens. De persoon die belast is met het beheren van de website beheert ook de bestanden met de inloggegevens. De penningmeester bewaart de SEPA-machtigingen voor automatische incasso  en de bankrekeningafschriften.

 

Omgang met persoonsgegevens op de website scherpinbeeld.nl

Personen die in gepubliceerd materiaal of in reacties van deelnemers op de website afgebeeld of genoemd worden en vinden dat hun persoonlijke levenssfeer daardoor wordt aangetast, kunnen het bestuur verzoeken om het betreffende materiaal of de reactie te aan te passen of te verwijderen. Het bestuur kan besluiten om reacties aan te passen of te verwijderen. Aan de schrijvers van reacties wordt gevraagd niet kwetsend, en beledigend of intimiderend te zijn voor de bezoekers van scherpinbeeld.nl. De schrijvers zijn zelf verantwoordelijk daarvoor.

 

Datalekken

Vermoeden of constatering van datalekken kunt u melden bij de secretaris. De contactgegevens van de stichting staan op de website scherpinbeeld.nl. Volgens de wet moeten wij een melding doen aan de Autoriteit Persoonsgegevens als het datalek leidt tot een aanzienlijke kans op ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van persoonsgegevens, of als het ernstige nadelige gevolgen heeft voor de bescherming van persoonsgegevens. Wij moeten een afweging maken van de  mogelijke gevolgen voor betrokkenen. Deze hangen af van de verwerkingen en van de persoonsgegevens waar de inloggegevens toegang toe geven. Omdat wij geen bijzondere persoonsgegevens bewaren, is de kans op ernstige nadelige gevolgen niet heel groot. Bij de afweging moet wel worden betrokken dat veel mensen wachtwoorden hergebruiken voor verschillende verwerkingen. De wet geeft aan dat wij een melding moeten doen aan de betrokkene als het datalek waarschijnlijk ongunstige gevolgen zal hebben voor diens persoonlijke levenssfeer.

Stichting Scherp in Beeld, Groenlo, mei 2018.